顧問專訪
2021-01-05

【顧問專訪】團隊超級流程控!加入布爾喬亞的文化衝擊3件事-資深公關顧問 熊芷琳(Ava Hsiung)

【顧問專訪】團隊超級流程控!加入布爾喬亞的文化衝擊3件事-資深公關顧問 熊芷琳(Ava Hsiung)

採訪·編輯/張晏慈

「組織文化」是企業長期運營的基石,更是個體在關鍵時刻做出適切行動的指北星,而在布爾喬亞的招募、面試經驗中,除了公關專業、商業敏銳度、業務技能等面向外,最常讓「資深應徵者」難以通關的便是「文化契合度(Culture Fit)」這一項。即使加入布爾喬亞後,往往也會遇到些許文化衝擊,本次邀請在「醫療公關」領域已有三年工作經驗,在2020年加入布爾喬亞、順利通過三個月績效考核的資深公關顧問 Ava,回首談談初加入團隊後遇上哪些文化衝擊。

回報、回報、凡事要回報!


很多過往在其他公司只要專案主管確認的事情,在布爾喬亞都要層層回報,將專案主管、財法務等跨部門的主管納入討論,決策流程相較於以往複雜很多,而且在回報過程中,一有缺漏,就會被回問無數個問題。

舉例來說,新案上門。我的角色以前多在乎專案要做什麼、有多少預算、什麼時候要執行;但在布爾喬亞,則會被要求去思考公司文化、窗口在組織中的角色、決策人員的思維、集團或客戶老闆的背景,從「公司」的角度去思考,而不只是單看「專案」而已。

剛開始很不適應,覺得做事變慢了,為什麼「要接或不接」不能當下拿定主意,即時回覆。但其實過程中時間不是花在「決策」,而是花在「團隊教育」,我們花了很多時間在讓員工明白「為什麼要這樣下決定?」,花時間在把原則講清楚。透過每一次事件的機會教育,傳遞「組織文化」,強化顧問在未來自己做判斷的能力,同時也能分層管理,讓每個角色各司其職。

時間久了,對顧問自己也有好處,舉例來說跟財務部門討論合約次數多了,自己的數字觀念也變強了,以前對方的採購或財務說什麼就是什麼,在布爾喬亞財務部的同事會引導前線顧問,去思考有哪些談判空間,如何減少合約的模糊空間,減少雙方事後的爭議。對於客戶而言,這樣的流程管理,也讓我們回應的誠信度、嚴謹程度更高,我們不會隨便答應,但答應了就會做完,合作關係也比較穩固,這點是我自己蠻印象深刻的。

公開透明,坦誠直率!


另一點很驚訝的是,我們公司非常公開透明,老闆有什麼想法常常會開誠布公地跟同事說,包含公司的營運狀況等等,作為員工,對公司也有較高的信心跟信任。

舉例來說,有一次,公司在為一家客戶決定Finder人選(註:在布爾喬亞Finder即為「客戶負責人」,負責商務機會探勘。)當下老闆已經對於人選,心裡已經有定數,但仍召集了相關顧問,聆聽彼此的想法,雖然我們沒有決定權,但卻保有100%建議權。在那天的氛圍裡,公司不會阻止我們說什麼,或是影響我們的判斷,不管是好或不好,當下都是自然地討論,對事不對人。

其實公司可以自己決定就好了,但這也看出組織內的信任感,團隊內惡性競爭的比例是低的,站在當事人的立場,不會擔心被惡性攻擊;而公司也在建立跟員工間的信任基礎,公司當然可以直接下決定,但老闆選擇的方式是讓相關的同事能有討論的空間。我記得當天大家提出的意見都不太一樣,你就會開始知道這個人在乎的點是什麼,他為什麼會有這樣的想法,每個人講出來的意見,也都反映了發言人當下的狀態。

再忙,也要把時間留給團隊


布爾喬亞有一種直屬上司下屬間、一對一的固定會議,我們稱它為「1 on 1」,今年底老闆帶我們資深顧問開讀書會後,我才知道原來「1 on 1」這麼重要。(註:自2020年七月起,為了強化差異化發展,執行長用每期三個月時間、分別與主管群、資深顧問群展開固定、持續、高互動、由下而上的『讀書爐邊會』。)

以前我自己不會特別在乎這種針對個人發展的討論,時間都只想分給客戶和專案,常常會忘記自己跟團隊的互動關係。而1on1讓我們有規律、完整的時間,跟直屬主管討論專案以外的事情,包含流程、文化等面向,例如前面說到的回報流程,為什麼簽核要經過這麼多關卡?為什麼一樣的流程,別人就是處理得比較快?當專案問題發生的當下,就是先解決再說,但是事後透過1on1了解其他人的作法,讓我自己能夠持續找到解決的方式,在提供客戶服務的同時,也不忘團隊自身的發展。

為何選擇轉換環境?


雖然做公關的第一年很辛苦,但先前做了三年的醫療公關,在被看見、被肯定的過程,其實還是喜歡這份工作的。但畢竟一份工作做了三年,還是會有些不安於現況,想知道自己還能有哪些可能。求職期間,考慮過行銷經理、產品經理等工作,但最後還是放棄這些offer,回到公關領域,但選擇一個全新文化的環境。

看似回到公關老本行,但布爾喬亞卻有著截然不同的刺激,加入公司之前已經關注了布爾喬亞大約三年的時間,看著公司發布的各種文章,總好奇著布爾喬亞怎麼用新工具、新觀念改變這個產業。此外,布爾喬亞非常講求「跨團隊的合作」、「跨產業與跨客戶的參與」,我想知道除了「醫療公關」,我還能將公關專業發揮到哪些領域,透過新刺激,我能如何把「醫療公關」做地更好。透過把自己「歸零」,拿掉不必要的設限,在還能自在轉換的階段,大量嘗試,看看自己到底還能承載多少可能。

 

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